Sämtliche Prozesse kamen auf den Prüfstand - von der Aufnahme des Patienten bis zur Entlassung - von der Abfallbeseitigung bis zur Zentralsterilisation. Alle Klinikabläufe wurden unter die Lupe genommen. Um eine optimale Darstellung der Prozesse und des Hauses zu erreichen, war viel Vorarbeit notwendig gewesen. Belohnt wurde diese Arbeit jetzt mit der Empfehlung zur Verleihung des sogenannten KTQ-Zertifikates. Ein Qualitätszertifikat der Kooperation für Transparenz und Qualität im Gesundheitswesen (KTQ). Damit erbringt das Krankenhaus den Nachweis über einen hohen Qualitätsstandard. Gravierendes wurde nicht beanstandet; im Gegenteil - einstimmig hob das externe Visitorenteam die besondere Stärke des Hauses, das kollegiale, vertrauensvolle und hierarchiefreie Miteinander - das intensive „Wir-Gefühl“, hervor.

Bereits seit Ende 2008 hatte sich die St. Marien-Hospital GmbH auf dieses Ereignis vorbereitet. Eine 26-köpfige KTQ-Projektgruppe, bestehend aus Mitarbeitern unterschiedlicher Berufsgruppen des Krankenhauses tat den ersten Schritt mit der Grundlage zur Visitation - der sogenannten Selbstbewertung. Unter der Leitung von Frank Vormweg, Qualitätsmanager des Klinikverbundes Westmünsterland und Anne Fischedick, Qualitätsbeauftragte des St. Marien-Hospitals wurden Themen wie Patienten- und Mitarbeiterorientierung, Informationswesen, Sicherheit, Krankenhausführung und Qualitätsmanagement analysiert und kritisch bewertet. Hierbei zeigten sich bereits deutlich die Stärken und Verbesserungspotentiale des Hauses. 27 erforderliche größere sowie auch kleinere Maßnahmen, die bis zur Zertifizierung umgesetzt werden mussten und 40 Verbesserungsvorschläge waren das Resultat.  

Es wurde ein Stufenplan der erforderlichen Maßnahmen erstellt und im Laufe des Jahres 2009 umgesetzt. Dazu zählten schnell umzusetzende Verbesserungsmaßnahmen, wie z. B. die Bereitstellung von Rollstühlen im Liegendanfahrtsbereich oder die Überarbeitung des Organigramms. Aber auch längerfristige Projekte wie die Implementierung eines neuen Wegeleitsystems, die Erstellung von Patientenbroschüren und des Leitbildes, oder die Erstellung von Handbüchern, wurden umgesetzt. Letzteres erwies sich als ein besonders aufwändiges Projekt. Für jede Klinik/Abteilung wurden bereits bestehende schriftliche Regelungen sowie eingespielte Verfahrensabläufe erfasst, geprüft, überarbeitet und in einem Handbuch zusammengefasst. Diese können zukünftig von den jeweiligen Verantwortlichen individuell erweitert und den Bedürfnissen angepasst werden. „Damit verfügen die Kliniken und Bereiche über ein Instrument, welches die Arbeitsabläufe transparent macht“, meint  QM-Beauftragte Anne Fischedick. Ihr  Ziel sei gewesen, den Abteilungsleitenden den Umgang mit sog. „anweisenden Formularen“ für ihre Mitarbeiter zu erleichtern und praxistauglicher zu gestalten. Die Vielzahl der Verfahrensanweisungen könne so übersichtlich gelenkt und freigegeben werden und diene gleichzeitig der Einarbeitung neuer Mitarbeiter, so Fischedick. Sie zollt den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die in den vergangenen eineinhalb Jahren, mit den Vorbereitungen zur Zertifizierung, zusätzlich zur normalen Arbeit eine hohe Arbeitsleistung bewältigt haben, ein großes Lob.

Auch Geschäftsführer Christoph Bröcker, Ärztlicher Direktor Dr. Rainer Wirth und Pflegedirektorin Elisabeth Rößmann wissen das Engagement der Mitarbeiter zu schätzen: "Ohne ihre Mitarbeit hätten wir die Umsetzung in so kurzer Zeit nicht geschafft! Wir danken unseren Mitarbeitern für Ihr hohes Engagement und den enormen Arbeitseinsatz. Ein besonderer Dank geht an Frau Fischedick für die erfolgreiche Vorbereitung zur Zertifizierung und die gute Organisation der Visitationstage“.

Die dreitägige Fremdbewertung zur KTQ-Zertifizierung wurde von einem unabhängigem KTQ-Visitorenteam durchgeführt. KTQ-Visitoren sind beruflich aktive und erfahrene Persönlichkeiten, die eine Leitungsfunktion mit Personalverantwortung ausüben und eine spezielle KTQ-Schulung erhalten haben. Das Team bestand aus Experten, die in ähnlichen Einrichtungen tätig sind. Sie erstellen den Visitationsbericht, der als Grundlage für den weiteren kontinuierlichen Verbesserungsprozess dient. Das KTQ-Siegel hat eine Gültigkeit von drei Jahren. Danach wird sich die St. Marien-Hospital GmbH der Rezertifzierung stellen.